FORRETNINGSORDEN
for bestyrelsen
i
Ballerup Rideklub
(herefter kaldet foreningen)
§ 1 Bestyrelsesarbejdets organisering og opgavefordeling
Stk. 1: På generalforsamlingen er formanden og kassereren blevet valgt direkte i forskudte år. På det første møde umiddelbart efter generalforsamlingen defineres og fordeles posterne som næstformand og kasserer. Mødet ledes af formanden.
Stk. 2: På det første bestyrelsesmøde, som holdes efter den ordinære generalforsamling, fremlægges forretningsordenen, og der tages stilling til, om forretningsordenen skal ændres eller godkendes i den foreliggende form. Bestyrelsen kan til enhver tid vedtage ændringer til forretningsordenen.
Stk. 3: Bestyrelsen har den daglige ledelse af foreningen.
Stk. 4: Bestyrelsen træffer afgørelse i alle sager vedrørende foreningens forhold. Dette gælder dog ikke for sager, der efter vedtægterne skal afgøres af generalforsamlingen eller af anden grund afgøres af generalforsamlingen.
Stk. 5: Alle bestyrelsesmedlemmer er forpligtede til at tilstræbe opfyldelse af foreningens formål og skal virke til gavn for foreningens interesse inden for den ramme, som vedtægterne og generalforsamlingsbeslutninger udgør.
Formandens hovedfunktioner er; den primære dialog og kontakt med det ansatte personale. Den primære kontakt til de kommunale relationer. Ansvar for afvikling af årlige medarbejder samtaler.
Næstformanden hovedfunktioner er: Varetage formandens funktioner i dennes fravær.
Kassererens hovedfunktioner er: Sikre mdl. opfølgning af regnskab til præsentation for bestyrelsen på bestyrelsesmøder. Årligt lægge foreningens budget i samarbejde med fastansat personale og formand. Afrapportere til formand og bestyrelse såfremt der er særlige økonomiske ændringer. Præsentere regnskabet til godkendelse på generalforsamlingen.
Sekretærens hovedfunktioner er: Indkaldelse og udsendelse af dagsorden senest 4 dage før afholdelse af bestyrelsesmøder. Løbende, men mindst x 3 mdl. læse/videresende indkomne mails til bestyrelsen.
De øvrige bestyrelsesmedlemmers hovedfunktioner er: Repræsentere bestyrelsen i diverse udvalg i klubben.
§ 2 Mødeindkaldelse
Stk. 1: Bestyrelsesmøder indkaldes af sekretæren.
Stk. 2: Indkaldelse sker via e-mail senest 7 dage inden afholdelsen. Indkaldelsen indeholder tid og sted for mødet samt en dagsorden for mødet med de dertil hørende bilag. Som udgangspunkt udarbejdes et års rul for bestyrelsesmøder umiddelbart efter generalforsamlingen. Datoer offentliggøres på hjemmesiden.
Stk. 3: Dagsordenen fastsættes af formanden og sekretær. Ethvert medlem kan forlange et punkt optaget på dagsordenen ved at give meddelelse til formanden/sekretær senest 7 dage før mødets afholdelse.
Stk. 4: Såfremt et bestyrelsesmedlem fremsætter ønske om behandling af et punkt efter modtagelsen af dagsordenen (forud for mødet eller på mødet ved godkendelsen af dagsordenen), kan dette punkt optages på dagsordenen, når alle bestyrelsesmedlemmer er enige herom eller hvis punktet er uopsætteligt. Er dette ikke tilfældet, behandles punktet på det næstkommende bestyrelsesmøde.
§ 3 Dagsordenens indhold
Stk. 1: Dagsordenen skal mindst indeholde følgende punkter:
Stk. 2: Bestyrelsen behandler mdl. økonomiske rapporter fra kassereren på bestyrelsesmøderne. På bestyrelsesmødet i november skal der forelægges et budgetforslag for det kommende budgetår. Det er bestyrelsen, der vedtager budgettet.
Stk. 3: Bestyrelsen bør jævnligt behandle udviklingstendenser og strategiske tiltag.
§ 4 Bestyrelsesmøder
Stk. 1: Bestyrelsen fastlægger på det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen bestyrelsesmøder for det kommende år. Bestyrelsesmøder bør afholdes mdl. undtaget Juli måned. I øvrigt afholdes bestyrelsesmøder, når dette ønskes af et medlem af bestyrelsen eller af den valgte revisor.
Stk. 2: Møderne kan afvikles som fysiske eller elektroniske møder. Møderne afholdes i foreningens lokaler, medmindre andet aftales.
Stk. 3: Suppleanter kan uden stemmeret deltage i bestyrelsesmøder, når det bestemmes af bestyrelsen. Bestyrelsen kan bede andre personer om at deltage i et bestyrelsesmøde.
§ 5 Beslutningsdygtighed
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af samtlige medlemmer deltager.
§ 6 Mødeledelse
Stk. 1: Formanden, og i dennes fravær næstformanden, leder bestyrelsesmøderne.
Stk. 2: Der tilstræbes enighed i bestyrelsen. Beslutninger vedtages i øvrigt med almindeligt flertal, hvor hvert medlem har én stemme. Ved stemmelighed er formandens, og i dennes fravær næstformandens, stemme afgørende.
Stk. 3: Ved behandlingen besluttes nærmere om opfølgningen på de enkelte sager.
§ 7 Referat
Stk. 1: Formanden drager omsorg for, at der udformes referat af bestyrelsesmøder. Bestyrelsen beslutter, hvordan referaterne gemmes, så foreningen til enhver tid har bestyrelsesreferaterne. Referaterne skal både indeholde forhandlingerne og beslutningerne.
Stk. 2: Udkast til referat udsendes via e-mail til samtlige bestyrelsesmedlemmer senest 7 dage efter mødets afholdelse. Mødedeltagere, der måtte være uenige i referatet, bør inden 4 dage fra referatets modtagelse fremsætte indsigelse over for de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Såfremt der ingen indsigelser er, betragtes referatet som godkendt.
Stk. 3: Såfremt der måtte være indsigelser til referater, skal dette bearbejdes og godkendes på det følgende bestyrelsesmøde.
Stk. 4: Referatet lægges på foreningens hjemmeside. Dog må fortrolige oplysninger ikke fremgå af dette referat.
§ 8 Beslutninger uden for møde
Et flertal i bestyrelsen kan træffe afgørelse om afgrænsede emner via e-mail eller på lignende måde. Dog kan ethvert bestyrelsesmedlem kræve emnet behandlet på et møde.
§ 9 Inhabilitet
Stk. 1: Såfremt bestyrelsen skal træffe beslutninger, hvori et eller flere medlemmer har en særlig personlig interesse, der kan stride mod foreningens interesser, er disse ikke berettiget til at deltage i behandlingerne eller afstemningerne.
Stk. 2: Det pågældende bestyrelsesmedlem skal informere bestyrelsen om forholdet, så bestyrelsen kan afgøre, om der foreligger inhabilitet.
§ 10 Tavshedspligt
Stk. 1: Medlemmerne af bestyrelsen er forpligtet til ikke over for nogen uberettiget at videregive, hvad de under udøvelsen af deres hverv har fået kendskab til. Forhold, der i sagens natur skal bringes til tredjemands kundskab, anses ikke for at være uberettiget videregivelse.
Stk. 2: Forpligtelsen gælder fortsat efter hvervets ophør.
§ 11 Kompetence
Stk. 1: Inden for rammerne af anvisningerne i nærværende forretningsorden er et bestyrelsesmedlem bemyndiget til at handle på foreningens vegne i det omfang det er nødvendigt for udførelsen af de opgaver og funktioner, som bestyrelsesmedlemmet har.
Stk. 2: Såfremt en sag ikke tåler udsættelse, er formanden bemyndiget til at disponere på bestyrelsens vegne. Formanden skal dog så vidt muligt søge godkendelse hos et flertal af bestyrelsens medlemmer, og i alle tilfælde skal bestyrelsen efterfølgende orienteres hurtigst muligt.
§ 12 Den daglige ledelse
Stk. 1: Bestyrelsen forestår den daglige ledelse af foreningen, herunder at der for mindst et år ad gangen udarbejdes et budget for driften af foreningen, der inden den pågældende periodes begyndelse. Bestyrelsen foretager løbende kontrol med overholdelse af budgettet.
Stk. 2: Formanden fører tilsyn med foreningens udvalg og personale samt sikrer, at arbejdet udføres forsvarligt og i overensstemmelse med gældende lovgivning, funktionsbeskrivelser og bestyrelsens anvisninger.
§ 13 Økonomiske dispositioner
Stk. 1: Bestyrelsen beslutter hvordan foreningens økonomiske midler placeres, og hvem der har fuldmagt til at disponere. Herunder beslutter bestyrelsen, hvilke kontante beløb kassereren må ligge inde med og proceduren for kasseoptælling.
Stk. 2: Bestyrelsen drøfter med sit pengeinstitut, hvordan fuldmagtsforhold til foreningens konti skal være. Herunder drøftes om der skal være to godkendere til betalinger/overførsler. Endvidere drøftes om midler placeres på flere konti, så der kun til driftskontoen er knyttet netbank, mens større midler placeres på andre konti.
Stk. 3: Foruden kassereren skal formanden eller et andet bestyrelsesmedlem have adgang til at følge dispositioner på foreningens konti.
Stk. 4: Kassereren sørger for, at bestyrelsen modtager mdl. økonomisk opfølgning over det bogførte og tilhørende kvartalsvise kontoudtog fra foreningens driftskonto. Bestyrelsen skal forholde sig til væsentlige budgetafvigelser.
Stk. 5: Enhver transaktion, som udløser en økonomisk forpligtelse for foreningen på over kr. 10.000,-, foruden foder, strøelse og andre større tilbagevendende drifts udgifter, skal forelægges bestyrelsen til godkendelse, før dispositionen gennemføres, ligesom enhver transaktion, som indebærer en væsentlig overskridelse af det gældende budget for den pågældende udgiftsart, ligeledes skal forelægges bestyrelsen til godkendelse, før dispositionen gennemføres.
Stk. 6: Ethvert bilag skal attesteres. Formanden og kassereren er bemyndiget til at attestere alle udgiftsbilag. Bestyrelsen fastlægger i øvrigt hvilke bestyrelsesmedlemmer, der er bemyndiget til at attestere udgiftsbilag på de forskellige områder.
Stk. 7: Bestyrelsen sørger for at vedtægternes tegningsregel iagttages.
§ 14 Adfærdspolitik
Stk. 1: Bestyrelsen fastlægger proceduren for indhentelse af børneattester og sager herom.
Stk. 2: Bestyrelsen kan endvidere fastsætte en adfærdspolitik, der beskriver relevante emner om adfærd i foreningens regi.
Stk. 3: Bestyrelsen kan endvidere fastsætte en adfærdspolitik, der beskriver relevante emner om adfærd i bestyrelsens virke.
§ 15 Presse
Stk. 1: Formanden er presseansvarlig eller en anden af bestyrelsen udpeget.
Stk. 2: Bestyrelsesmedlemmerne kan frit udtale sig over for omverdenen om egne holdninger, men udtalelser, som fremsættes på foreningens eller bestyrelsens vegne, skal kanaliseres gennem den presseansvarlige.
§ 16 Regnskab og revision
Stk. 1: Bestyrelsen har ansvaret for, at der udarbejdes behørigt årsregnskab, og at revisor får adgang til de informationer, som denne måtte have brug for til udførelsen af sine opgaver.
Stk. 2: Bestyrelsen er selv ansvarlig for at få tvivl vedrørende de enkelte poster afklaret.
Stk. 3: Bestyrelsen sørger for behørig revision.
Stk. 4: Bestyrelsen påser, at regnskabet får revisionspåtegning.
§ 17 Ændring
Ændringer i forretningsordenen vedtages på bestyrelsesmøde med 2/3 flertal.
Januar 2026
